Dataskyddsförordningen (GDPR)
UBKs behandling av personuppgifter
Reviderad 2019-04-11
Alla personuppgifter behandlas i enlighet med den vid varje tillfälle gällande lagstiftningen. Från och med 25 maj 2018 behandlas personuppgifter i enlighet med den nya dataskyddsförordningen (GDPR). På Datainspektionens webbplats kan du läsa mer om förordningen:
https://www.datainspektionen.se/dataskyddsreformen/dataskyddsforordningen/
Villkor för medlemskap, förtroendeuppdrag och deltagande på aktiviteter (tävlingar, utställningar, prov, MH, BPH med flera) Ullareds Brukshundklubb, UBK.
Som medlem, , förtroendevald med mera i UBK och vid deltagande på UBKs aktiviteter (utbildningar, kurser, utställningar och tävlingar med mera) godkänner du att UBK sparar och lagrar dina personuppgifter. Detta är nödvändigt för att UBK ska kunna verka i enlighet med UBKs syfte och mål, vilka framgår av UBKs stadgar. Vid anmälan till olika aktiviteter, kommer du behöva styrka att du har läst och tagit del av UBKs information kring lagring av personuppgifter. Enligt dataskyddsförordningen behöver UBK informera dig som medlem/deltagare/ägare/förtroendevald et cetera om att vi lagrar dina personuppgifter.
Information om UBKs rutiner kring lagring av personuppgifter vid medlemskap, förtroendeuppdrag, aktiviteter och tävlingar
- Varför/i vilket syfte lagrar vi personuppgifter
UBK lagrar personuppgifter för att kunna fullgöra relationen till dig. Genom att lämna dina personuppgifter godkänner du att UBK lagrar och behandlar dessa, dels med fullgörande av avtal och dels med UBKs berättigade intresse som rättslig grund.
I samband med UBKs aktiviteter, till exempel kurser, tävlingar, föreläsningar och så vidare, registreras vilka som varit närvarande. I de flesta fall fyller du själv i dina personuppgifter som vi efterfrågar via olika typer av anmälningsformulär. Insamlingen av personuppgifter kan även ske på andra sätt. De uppgifter som du lämnar eller som vi efterfrågar är de uppgifter som lagras. Vi lagrar även personuppgifter i vårt medlemsregister och i vårt ägarregister.
Vi använder dina lagrade personuppgifter för att kunna hantera dina kopplingar till UBK såsom utskick, kontakt inom organisationen. Vi använder informationen som sammanhang. Personuppgifterna kan komma att användas för direktmarknadsföring samt för informationsutskick från UBK. Kontakta info@ullaredsbk.se om du önskar avsäga dig direktmarknadsföring
Vid olika typer av möten sparas även vissa uppgifter i olika typer av dokument. Exempel på personuppgifter som lagras i dokument kan vara personuppgifter i protokoll och i verksamhetsberättelsen från årsmöten.
- När lagrar vi personuppgifter
UBK lagrar personuppgifter i samband med våra olika aktiviteter, exempelvis när du ansöker om medlemskap, när ett resultat för din hund skickas in till SKK eller när du anmäler dig till tävling. När du lämnar personuppgifter till oss godkänner du samtidigt att vi lagrar uppgifterna.
- Vilka personuppgifter lagrar vi
De uppgifter som lagras är de som vi efterfrågar i anknytning till våra aktiviteter som tävlingar och kurser. Oftast fyller du själv i de uppgifter som vi efterfrågar. De uppgifter som vi samlar in är de uppgifter som vi lagrar.
UBK hämtar i första hand in uppgifter direkt från dig eller uppgifter lämnade av dig via SBK/SKK. De uppgifter vi behöver är namn, personnummer, postadress, e-postadress och telefonnummer. Om du inte uppgett ditt personnummer till oss kan vi komma att söka efter det i syfte att ha ett uppdaterat adressregister. Personnumret är även en förutsättning för att kunna säkerställa rätt identitet.
- På vilket sätt lagrar vi personuppgifter och vilka har tillgång till den lagrade informationen
Vi lagrar personuppgifter på våra servrar, i molntjänster, i låsta dokumentskåp och i arkiv (fysisk pappersdokumentation). De lagrade uppgifterna nås av behöriga styrelsemedlemmar, funktionärer med flera. Varje register har sin särskilda behörighetsnivå. Vi lagrar även personuppgifter på UBKs/SBKs webbplatser och har du godkänt att dina uppgifter visas syns dessa i exempelvis listor över kontaktpersoner.
- Hur länge lagrar vi personuppgifter
UBK lagrar dina uppgifter så länge din personpost har någon typ av koppling i UBKs register. Lagringstiden varierar. Vissa poster raderas aldrig. En person utan andra kopplingar än tidigare medlemskap raderas senast tre år efter att medlemskapet upphörde. Personuppgifter i mötesprotokoll raderas inte då protokollen sparas för alltid av historiska skäl. Detsamma gäller vid personuppgifter i löpande text på hemsidor eller informationsutskick. Dessa personuppgifter sparas för alltid. Övriga personuppgifter sparas under olika tid beroende på uppgiften. Bokföringsmaterial sparas exempelvis sju år i enlighet med Skatteverkets regelverk.
Undantag från GDPR för yttrande- och informationsfrihet
Dataskyddsförordningen gäller inte då personuppgifter behandlas i samband med utövande av yttrande- eller informationsfrihet. Enligt förordningen ska undantag för yttrande- och informationsfrihet göras i nationell rätt. I Sverige innebär det bland annat att sådan personuppgiftsbehandling som omfattas av grundlagsskyddet i tryckfrihetsförordningen och yttrandefrihetsgrundlagen undantas om tillämpningen av förordningen skulle komma i konflikt med grundlagarna. Därutöver ska även behandling av personuppgifter som sker för journalistiska ändamål eller för akademiskt, konstnärligt eller litterärt skapande undantas från de flesta av bestämmelserna i dataskyddsförordningen.
Undantag vid utgivningsbevis
Förordningen tillåter att medlemsländerna gör undantag från reglerna om personuppgiftsbehandling om det är nödvändigt för att upprätthålla rätten till yttrandefrihet. I yttrandefrihetsgrundlagen regleras både sådana utgivningsbevis som gäller automatiskt för massmedieföretag och sådana som gäller efter ansökan, så kallat frivilligt utgivningsbevis. Ett utgivningsbevis innebär att reglerna om personuppgiftsbehandling inte gäller i den mån det skulle inkräkta på den grundlagsskyddade rätten till yttrandefrihet.
Revidering av denna text
Vid olika förändringar som rör och påverkar UBK och UBKs verksamhet kan denna text behövas revideras. UBKs verksamhet påverkas till exempel av lagar, stadgar, regler och beslut. När förändringar sker som medför att UBK behöver anpassa UBKs hantering och rutiner kring lagring av personuppgifter kan även denna text behöva viss revidering. Om revidering av denna text behöver göras meddelas detta i anknytning till texten. Revidering gjord 2019-04-11.
Kontakt med UBK
Om du har frågor som rör dina personuppgifter är du välkommen att kontakta UBK via info@falkenbergsbk.se. Du kan också begära rättelse eller begära att dina personuppgifter raderas. Om du vill få dina uppgifter raderade ska du lämna din begäran skriftligen och personligt undertecknad till adressen nedan. Du har alltid rätt att stoppa UBKs lagring och behandling av dina personuppgifter såvida UBKs intressen inte väger tyngre än din önskan om radering. Du har enligt dataskyddsförordningen rätt att årligen få ett utdrag av de uppgifter UBK har registrerade om dig. En sådan begäran ska vara personligt undertecknad och insändas skriftligen till:
Ullareds Brukshundklubb, Gällared Hagaberget 203, 311 61 Ullared. Tycker du att UBK hanterar personuppgifter på ett felaktigt sätt kan du klaga till Datainspektionen.